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Pourquoi vos fichiers PDF sont-ils inexploitables ? Réponses avec le diagramme d’Ishikawa

décembre 6, 2009

Pour nous aider à répondre à cette question, la méthode Six Sigma nous propose le diagramme causes-effets dénommé également le diagramme en arêtes de poisson, le diagramme des 5M ou encore le diagramme d’Ishikawa.


Cet outil permet à la fois d’aborder un problème sous différents angles et d’obtenir une perception du périmètre d’action que pose la question. Il s’agit concrètement d’identifier les causes possibles qui font que vos fichiers PDF sont inexploitables par votre service d’impression et de les coller dans l’une des six catégories suivantes :

  • Méthodes – activités réalisés incorrectement (ex : générer un fichier PDF sans avoir contrôlé le fichier natif)
  • Main d’œuvre – causes liées aux ressources humaines (ex : organisation de l’équipe de travail, connaissances et compétences en PAO, etc.)
  • Inputs – causes liées aux données d’entrées du processus (ex : polices de caractères manquantes, profils couleur ICC incorrects, …)
  • Matériel – causes liées aux équipements, aux machines, aux matériels informatiques, aux logiciels, à la technologie en générale (ex : RIP PostScript ou RIP PDF qui ne gère pas la version 1.4 du PDF, etc.)
  • Mesures – tout problème de mesure (ex : absence de rapport de contrôle, etc.)
  • Organisation – toutes les causes propres aux valeurs partagées, aux relations formelles ou informelles… (ex : mauvaise communication avec les clients)

Cet outil est souvent très apprécié des équipes projet car il permet d’identifier les variables qui agissent sur votre processus permettant (dans le cas de notre analyse) de générer et de gérer vos fichiers PDF par une autre voie que celles basées sur le diagramme FAST ou la cartographie que nous avons déjà étudié.  Les six catégories permettent de penser à des causes autres que celles généralement citées autour de l’outil ou de la technologie utilisée par l’opérateur, Adobe InDesign ou Quark Xpress par exemple.

Ishikawa_flux_PDF

Figure 1

Télécharger le fichier PDF du diagramme d’Ischikawa: Ishikawa_flux_PDF

Nous allons donc tenter d’expliquer certaines des causes en guise d’exemples (selon le modèle « Ishikawa » présenté à la figure 1, cliquez sur l’image pour l’agrandir! ):

Organisation

  • Qui sont vos clients? Les services d’impression travaillent généralement avec deux familles majeures de clients : des professionnels non experts des techniques de reproduction et des maquettistes professionnels. La principale raison est qu’aujourd’hui la technologie permet presque à chacun de créer des documents qui semblent corrects. Même vulgarisée, les techniques de reproduction exigent à la mise en page d’inclure plusieurs paramètres faute de quoi le résultat imprimé risque de ne pas être conforme aux fichiers envoyés.
  • La technologie au sein des industries graphiques évolue très rapidement. De plus en plus, les opérations de prépresse se déplacent en amont chez les « créateurs de contenu » (CC), augmentant sensiblement leurs responsabilités dans les processus de production. C’est pourquoi tout manque de communication entre les différents intervenants peut avoir des conséquences négatives sur la qualité des éléments remis, si ce n’est sur les relations entre les différentes parties. Cela peut paraître évident mais cette cause est souvent sous-estimée par de nombreux imprimeurs.

Main d’œuvre

  • Les raisons des problèmes rencontrées dans les fichiers sont très souvent dues à ce que les « créateurs de contenu », les maquettistes travaillent dans l’urgence, sous pression pour répondre aux besoins du marché et pour réduire les coûts.

Matériel

  • Les travaux envoyés aux services d’impression peuvent arriver dans des formats d’enregistrement très différents. Outre les mises en pages créées avec QuarkXPress ou Adobe InDesign, il n’est pas rare que les départements prépresse découvrent des publications entièrement réalisées dans Adobe Freehand, Adobe Illustrator, ou avec des applications Microsoft comme Word, Publisher voire PowerPoint, ou avec des logiciels Open source comme OpenOffice etc. ; obligeant ces services à garder et à effectuer une mise à jour de chacune de ces applications.
  • Soumettre un fichier PDF 1.4 à un RIP Postscript niveau 3 ou à un RIP PDF 1.3 a pour effet de transformer tous les objets transparents de la mise en page en objets opaques. C’est pourquoi il est recommandé de contacter son imprimeur pour s’assurer de la capacité de son RIP à gérer chaque élément du document à reproduire.

Inputs

  • L’épreuvage a toujours été et continue d’être un élément essentiel de tout flux d’impression. Est-il possible d’imprimer sans épreuve ? Certainement, tout dépend du type de document à reproduire. Ce n’est toutefois pas la meilleure pratique. Imprimeurs et clients doivent être convaincus que l’épreuve est une réelle chance (dans certains cas, la seule chance) pour découvrir des erreurs.
  • En dehors du paramétrage incorrect dans l’enregistrement des fichiers PDF, les plus grandes causes de fichiers inexploitables sont les éléments manquants tels que les polices de caractère et les images/illustrations dans les mises en page. La résolution inadaptée des images, le format incorrect des pages, l’absence de fond perdu sont très souvent les autres problèmes rencontrés sur les fichiers.

Mesures

  • Il est très rare d’obtenir avec le fichier envoyé un rapport de contrôle assurant la qualité du fichier. Les services d’impression ont tout intérêt à demander à leurs clients ce type de document les incitant ainsi à effectuer un « preflight » en amont et à mesurer dans la temps la qualité des fichiers qu’ils transmettent.

Méthode

  • Existent-ils en interne des procédures d’enregistrement au format PDF ? Sont-elles accessibles aux clients ? Les services d’impression oublient souvent de mettre à jour leurs procédures suite à l’évolution des technologies et des standards d’impression.
  • Enfin, pour minimiser les erreurs humaines, l’organisation a-t-elle recours à des automates ?

Il est recommandé d’accompagner ce diagramme avec l’outil de classification intitulé ICUKU qui permet d’évaluer pour chacune de ces causes :

  • si elles ont un impact fort, moyen ou faible sur le problème étudié, et
  • s’il est possible d’agir plus ou moins sur leurs effets pour minimiser leur impact (autrement dit, sont-elles contrôlables ou incontrôlables par l’organisation ?).

Classification_ICICI

Figure 2

Télécharger le fichier Powerpoint de la figure 2 : Classification_ICICI

Ces deux outils sont très complémentaires. Le premier, le diagramme d’Ishikawa encourage l’équipe projet à effectuer une analyse la plus exhaustive possibles des dysfonctionnements dans la génération des fichiers PDF alors que le second permet de se focaliser sur les dysfonctionnements qu’il est possible de corriger tout de suite et  « premières » des problèmes de fichiers PDF incorrects, celles qui une fois résolues permettront d’obtenir des fichiers corrects.

BIOGRAPHIE

Print_production_workflowPrint Production Workflow: A Practical Guide

From → Lean Six Sigma

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  1. exemple de diagramme des 5m

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