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Moderniser, automatiser votre flux éditorial, prépresse ou print par la Cartographie des Flux de Valeur (CFV)

avril 4, 2010

L’outil de Cartographie des Flux de Valeur (CFV) est sans aucun doute un des outils les plus performants pour identifier, démontrer et diminuer le gaspillage de ressources dans un processus de production prépresse. Cet outil très facile à utiliser permet à tous les acteurs de la chaîne graphique de comprendre puis d’améliorer leurs processus de production. Contrairement à un simple diagramme de flux, cette cartographie en plus de présenter les processus, met en lumière tous les facteurs et éléments qui influent sur votre flux de production :

  • Les temps d’attente
  • Les temps de transport
  • Les temps morts
  • Le matériel immobilisé
  • Etc.

Intitulé « Value Stream Mapping » (VSM) en anglais, cette cartographie avec toutes les informations qu’elles dévoilent, permet ensuite aux équipes et responsables prépresse d’identifier les zones, secteurs, espaces d’amélioration ou de rationalisation possibles en réduisant les défauts et en modifiant, modernisant ou automatisant certaines opérations. Cet outil est aussi un excellent moyen pour calculer le pourcentage de temps créant de la valeur ajoutée (du point de vue client) par rapport au temps de production global nécessaire pour achever un traitement.

Pour rappel,

Efficience du cycle du processus % =
Temps à valeur ajoutée/Délai d’exécution total

Sachant que le délai de traitement prépresse globale = Temps à valeur ajoutée + Temps gaspillés

Les étapes pour créer une CFV

Les étapes pour commencer à construire une Cartographie des Flux de Valeur (CFV) prépresse sont :

1. Décortiquer chaque activité cohérente en un ensemble d’étapes séquentielles de l’arrivée de vos documents clients à la l’impression de la commande en oubliant pas de faire figurer :

  • les données numériques (fichiers, images, …)
  • les éléments physiques tels que les épreuves papier, Cromalin, Epson, etc.

2. Dessiner chaque étape du processus prépresse dans l’ordre qu’elles se produisent. Surtout, n’oubliez pas les délais intermédiaires entre chaque tâche. Certains sont indépendants de votre volonté (vous attendez par exemple le BAT du client); d’autres sont liés à la capacité et à la disponibilité des matériels (même si les fichiers sont prêts, une presse numérique ne peut imprimer qu’un seul tirage à la fois).

3. Préciser combien de personnes interviennent dans chaque activité

4. Indiquer où sont répartis les contrôles de qualité

5. Identifier les zones d’amélioration en détectant les goulets d’étranglement actuels, le temps gaspillé dans le processus prépresse pour cela poser vous chaque fois les questions suivantes :

  • Est-ce que l’activité ou l’action transforme le document final d’une manière ou d’une autre? Si oui, alors l’activité ajoute sans aucun doute de la valeur.
  • Si le client avait connaissance de l’activité, serait-il prêt à payer son coût de revient ? Si ce n’est pas le cas, alors l’activité n’a probablement pas de valeur ajoutée à ses yeux.
  • Si l’activité était éliminée, le client verrait-il la différence? Si non, alors l’activité n’a probablement pas de valeur ajoutée.

6. Estimer le temps à valeur ajoutée pour réaliser chacune des étapes. Le suivi de quelques travaux est une technique efficace pour évaluer le temps nécessaire à la réalisation de chaque tâche et sous-tâche, et pour obtenir des estimations et des plannings précis.

7. Comptabiliser chaque temps gaspillé identifié

8. Calculer le délai de traitement prépresse globale = Temps à valeur ajoutée + Temps gaspillés

9. Calculer l’efficience du cycle de processus prépresse(en %) = Temps à valeur ajoutée/Délai de traitement prépresse globale

Les symboles de la CFV

Les symboles spécifiques à la Cartographie des Flux de Valeur (CFV) signifient :

Kaizen_event Le flash signifie la zone d’amélioration possible. Par une approche Kaizen, un groupe d’experts (idéalement les opérateurs du processus prépresse plus un expert extérieur au processus analysé) se réunissent pour étudier et résoudre un problème détecté ou pour améliorer un processus non optimisé. Durant cette étape, le groupe doit faire preuve de créativité sur la meilleure méthode pour mener à bien le processus à améliorer. 
 Idle_Progress
La pierre tombale
représente des stocks ou des temps d’attente. Le symbole de la pierre tombale a été choisi pour avertir l’entreprise que trop de stocks et/ou de temps d’attente peuvent entraîner la mort de l’entreprise. 
 Flywheel Le volant représente le « pouvoir d’inertie » propre à une culture. Les hommes et les processus font quotidiennement les choses d’une certaine manière à une certaine vitesse, généralement difficile à stopper, à modifier et à redémarrer. Utiliser le volant dans une cartographie de flux de valeur CFV montre la nécessité d’un effort concerté pour entreprendre des changements dans ce domaine.
Ripples
Le caillou lancé dans l’eau montre les ondulations que, tout changement, positif ou négatif, entrainera dans l’entreprise.  
 Not_Yet La main levée signifie « Attention » ou « ne pas y aller ». Elle prévient d’une contrainte empêchant d’aller plus loin : comportement du client, procédures non finalisées, etc.Intitulé

Illustration

Pour illustrer notre propos, reprenons l’exemple de la cartographie du processus publié le 12/10/2009 intitulé : « Cartographie des processus prépresse » et appliquons la méthodologie développée ci-dessus :

 VSM_PAO

Figure 1

Télécharger le fichier PDF de la figure 1 : VSM_PAO 

En analysant le processus prépresse, 3 sources principales de gaspillage sont mises en lumière par la cartographie CFV :

  • Les temps d’analyse et de corrections des fichiers PDF (4h 20 de traitement par dossier)
  • Le temps pour vérifier et approuver les épreuves BAT (environ 24h)
  • Le temps pour vérifier et approuver l’ozalid de contrôle (environ 24h)

Deux volants (1 et 2) sont dessinés sur la cartographie pour signifier les étapes du processus prépresse qui nécessitent une amélioration, une optimisation : depuis des années les équipes ont l’habitude de vérifier et de revérifier les fichiers clients au lieu de revoir leur processus de fabrication. Ainsi en examinant précisément les spécifications des publications traitées, la qualité des éléments remis par les clients, le chiffre et la fréquence des tirages, l’équipe en charge de proposer des solutions aura à se poser et répondre aux questions suivantes :

  • Doit-on privilégier un flux ROOM (Render Once, Output Many) ou un flux NORM (Normalize Once, Render Many) ? Le PDF pose-t-il encore problème ?
  • Doit-on préférer un flux intégré ou un flux personnalisé, modulaire, light ?
  • Quelle approche doit-on adopter pour le numérique de demain ?

Il n’est en effet plus question aujourd’hui de choisir un flux prépresse uniquement en fonction de son procédé d’impression et de son équipement. Les solutions sur le marché pour améliorer l’efficience du cycle de processus très faible dans notre exemple (12,8%) sont aujourd’hui nombreuses : voir les différents produits de gestion de flux.

Dans notre exemple, l’équipe prépresse retient la solution PitStop Connect qui permet :

  • au  maquettiste ou client de simplement déposer leurs fichiers PDF sur le PDF Connector placé sur leur bureau sans aucune installation logicielle spécifique
  • d’utiliser le moteur de contrôle amont d’Enfocus avec un profil de contrôle amont et / ou une liste d’actions définies par le département prépresse.

Cette solution permet au service prépresse d’avoir la garantie que le fichier PDF livré a été contrôlé et vérifié par l’outil installé et paramétré par leur soin et ainsi d’envisager de supprimer les étapes d’analyse et de contrôle des fichiers PDF de leur flux actuel.

Dans l’objectif d’écourter le processus en éliminant certaines étapes intermédiaires, l’équipe prépresse s’intéresse aux outils de gestion de flux proposés par DALIM ou Enfocus, respectivement Twist et Switch (le plus abouti à mon avis) permettant :

  • de créer un flux de production avec les applications familières des opérateurs : Adobe InDesign, Adobe Acrobat, Enfocus PitStop, …
  • d’éliminer les tâches répétitives associées à la réception et au tri des fichiers ;
  • de soumettre et suivre les travaux à partir de son poste de travail ;
  • de télécharger automatiquement les fichiers d’un ou plusieurs serveurs FTP ;
  • d’envoyer des emails de notification aux clients ;
  • de générer des statistiques de traitement ;
  • de piloter automatiquement des applications tierces ; etc.

PowerSWITCH

Figure 2

La mise en place d’une application comme PowerSWITCH (figure 2) aura sans aucun doute un impact sur l’ensemble du processus bien au delà des frontières du service prépresse; c’est pourquoi l’équipe projet n’a pas hésité à dessiner un caillou lancé dans l’eau pour montrer par le symbole des ondulations les changements qu’entraineront une telle automatisation sur l’ensemble du flux de production.

 VSM_PAO_optimised

Figure 3

Télécharger le fichier PDF de la figure 3 : VSM_PAO_optimised

Après la mise en place de tels outils, l’efficience du cycle de processus espérée passerait de 12,8% à 20% (figure 3). Une optimisation de l’organisation et une collaboration plus étroite avec les clients permettraient d’augmenter encore sans aucun doute cette efficience.

BIOGRAPHIE

Value_Stream_Mapping_to_Add_Value_and_Eliminate_MUDAValue Stream Mapping to Add Value and Eliminate MUDA par Mike Rother

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